Schneller
Novartis veröffentlicht jeweils Ende Januar definitive und detaillierte Zahlen zu Umsatz und Ergebnis des Vorjahres. Gleichzeitig schaltete die Firma auf Englisch und Deutsch einen Geschäftsbericht online auf, der rund 300 Seiten umfasst, illustriert und offensichtlich definitiv redigiert ist. Novartis addiert 50 Milliarden Umsatz in mehreren Dutzend Lokalwährungen und fasst die Arbeit von 120'000 Angestellten zusammen, die auf 50 Länder und etwa 200 Tochter-Gesellschaften verteilt sind. Bereits Ende Februar ist Generalversammlung.
Auch andere Unternehmen werden immer schneller in der Jahres-Berichterstattung. Eine im Online-Archiv der NZZ zusammengefasste Studie von 2013 sagt, dass die börsenkotierten Gesellschaften diese innerhalb von 51 Tagen erledigen nach dem Bilanzstichtag,
Können gemeinnützige Organisationen mithalten? Fast. Die Erklärung von Bern (EvB) stellt Ihren Mitgliedern und Spendern einen ausführlichen, gedruckten und illustrierten Jahres- und Finanzbericht jeweils Mitte Februar zu und veröffentlicht das Werk auch online. Sie ist damit Jahr für Jahr die erste Organisation, die berichtet. Sie liefert so aktuelle Zahlen und kann sich im Frühjahr schon um neue Partner bei der öffentlichen Hand, Stiftungen, Fonds und Firmen bewerben, sauber dokumentiert, organisiert und effizient, wie es sich gehört.
Es geht aber auch ohne die Hilfe ganzer Kommunikationsabteilungen. Der Basellandschaftliche Natur- und Vogelschutzverband kann seinen Mitgliedern ebenfalls noch im Februar einen 16-Seiten-Bericht mit Fotos und Zahlen (aus über 40 Ortssektionen!) über seinen weniger als 200'000 Franken betragenden Aufwand zukommen lassen.
Dicker
Jahresberichte sind Rechenschaftsberichte der verantwortlichen Organe einer Organisation an die Anspruchsgruppen, etwa Aktionäre bei Aktiengesellschaften und Mitglieder bei Vereinen, wie die Beispiele Novartis oder EvB zeigen, und darum vor und zuhanden der Generalversammlung zu publizieren. Sie sollen ein umfassendes Bild über Erfolge und der dafür Verantwortlichen der publizierenden Organisation liefern.
Gemäss einer weiteren Studie nimmt der Berichts-Umfang der börsenkotierten Gesellschaften von Jahr zu Jahr zu und lag 2010 bei durchschnittlich 169 Seiten. Der Jahresbericht 2011 der UBS umfasste 522 Seiten, der der Credit Suisse 438. Die UBS kam 1998 noch mit 136 Seiten durch. Was sagt das den NPO? Zumindest, dass es über ein Jahr Wirksamkeit viel zu sagen gibt.
Origineller
Firmen lassen sich etwa einfallen, um ihre Geschäftsberichte aufzupeppen, und nutzen unterschiedliche Medien dafür. Geberit hat 2013 ein ganzes Set von Berichten für unterschiedliche Adressaten erstellt, Kurzfassungen gedruckt und ausführlich online. 15'000 Personen haben online den Geberit-Bericht durchschnittlich 5 Minuten angeschaut. Swatch wählte Schweizerdeutsch als Sprache. Ein Online-Archiv mit 2000 Geschäftsberichten börsenkotierter Firmen bietet das Geschäftsberichte-Symposium, http://www.gb-symposium.ch. Unter den NPO-Berichten fällt der von der Stiftung von Beat Richner auf: Vollständig direkt ab Textverarbeitungsprogramm, Null Grafik, keine Bilder, aber eine Rechnung mit gegen 40 Millionen Spenden. Die Bevölkerung der Goldküste mag solche Auftritte.
Dann erhielt das als Verein konstituierte Theater Rigiblick einen Werbepreis u.a. dafür, dass es den Geschäftsbericht als Theaterstück aufführte und in der Form eines Reclam-Hefts publizierte. Und das HEKS publizierte ihn als Mikroseite auf www.heks2013.ch.
Korrekter
Die Fachstelle VitaminB des Migros Kulturprozents stellt eine sehr einfache, vierseitige Anleitung für den Jahresbericht für kleine Organisationen auf ihre Website und bietet regelmässig Weiterbildungen für Ehrenamtliche zu diesem Thema. http://www.vitaminb.ch
Die Stiftung ZEWO stellt in Artikel 11 ihres Gütesiegelreglements Anforderungen an den Jahresbericht auf: Die Organisation erstellt einen Jahresbericht über ihre gesamte Tätigkeit zusammen mit einer den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Jahresrechnung (Bilanz, Betriebs- resp. Erfolgsrechnung, Anhang) sowie einen Leistungsbericht. Wünschenswert ist die Erwähnung des Umfangs der Freiwilligenarbeit.
Der Leistungsbericht, sagt die ZEWO, gibt in angemessener Weise die zweckgerichtete Tätigkeit wieder und gibt Auskunft über die Wirtschaftlichkeit und die Leistungsfähigkeit (Effizienz). Offen zu legen sind insbesondere die Jahresziele (gemäss Statuten, Reglementen und Beschlüssen des leitenden Organs) mit geeigneten Angaben darüber, wie das Erreichen der qualitativen und quantitativen Ziele gemessen und beurteilt wird, sowie eine Beschreibung der erbrachten Leistungen, soweit möglich unter Angabe aussagekräftiger Kennzahlen. Wer ein Beispiel für einen Jahresbericht sucht, der diesem Vorgaben ziemlich wörtlich folgt, findet es bei Solidarität Dritte Welt, http://www.sdw-stm.ch
Wirksamer
Zwölf häufige Mängel im Umgang mit Jahresberichten in der Praxis vermindern dessen Wirkung (auch "Wirkungsbericht" kommt als Titel bei einigen NPO!) als Visitenkarte und Fundraising-Instrument:
1. Kurzporträt der Organisation im Umfang einer halben Seite mit Zweck, Besonderheit, einigen Leistungszahlen und Finanzierungsmix an prominenter Stelle (z.B. Jahresbericht-Rückseite) fehlt.
2. Furcht, Finanzzahlen klar und ausführlich darzustellen: dabei sind diese mit grösster Wahrscheinlichkeit mit vielen anderen Organisationen durchaus vergleichbar.
3. Finanzzahlen sind unkommentiert abgedruckt. Die Organisationen müssen der Leserschaft erklären, was sie aus den Zahlen lesen und darüber denken soll. Gerade Leute aus der Wirtschaft wollen Zahlen, haben aber von ihrem Alltag her andere Denkkategorien und geringe Fundraising-Kenntnisse.
4. Die Verantwortlichen, Mitarbeitenden und HelferInnen der Organisation sind nicht alle genannt: die wollen ihre Namen aber immer gerne selber lesen. Erscheint nur noch die Geschäftsleitung namentlich, können das die einfachen Mitarbeitenden als Botschaft über ihren Wert lesen.
5. Die Verantwortlichen sind unbebildert und unbeschrieben irgendwo aufgeführt. Porträtföteli und Kurz-CV ergänzen, gerade auch in Berichten von Organisationen auf regionaler Ebene, das schafft Bezüge zur Leser- und Gönnerschaft.
6. Abbildungen fehlen ganz oder die Bilder unterstützen die Texte nicht: professionell erstellte Fotos von den Menschen, die eine Organisation unterstützt, sowie von ihrem Umgang mit den Helfenden sind mit Bildlegenden zu versehen.
7. Zur Berichterstattung hinzu ist ein Schwerpunktthema eingepackt und lässt den Jahresbericht umfangmässig explodieren und dessen Erscheinung verzögern. Fallstudien und Interviews lieber separat publizieren und verschicken; die können dann auch länger Verwendung finden.
8. Publikation erst nach der Generalversammlung erlaubt: das ist rechtlich falsch und ein Missverständnis des Instruments. Der Jahresbericht ist nicht der Bericht der GV, sondern des Vorstands oder des Stiftungsrats und darf nach der Verabschiedung durch diese Gremien an die Öffentlichkeit.
9. Versand ohne Unterscheidung der Anspruchsgruppen: dabei ist es einfach, Begleitbriefe zu individualisieren und die Beilage von Einzahlungsscheinen zu variieren.
10. Auslassung von wichtigen Anspruchsgruppen, insbesondere GönnerInnen, bei der Verteilung: Dabei ist es günstig, Mehrauflagen zu drucken und zu versenden, und so erhalten GeberInnen Anteil an Freuden und Leiden ihrer Organisation.
11. Keine Koordination zwischen Kommunikation und Fundraising. Eine Reihe von NPO dagegen drucken ihren Jahresbericht auszugsweise oder komplett in der Gönnerzeitung und erhalten diesen somit zum Zeitungstarif breit verteilt.
12. Böcke produziert mangels Checkliste: Vorstandsliste oder Postkonto fehlt, Druckfehler, falsche Fachbegriffe, keine Werbung für Gemeinnützigkeit der Organisation.
Mai 2014